연차와 휴가, 무엇이 다를까요?

소규모 기업에서 휴가 운영을 하다 보면 어떤 것이 연차인지 아닌지 크게 구별하지 않을 때가 많습니다. 일상적인 대화에서는 큰 문제가 되지 않지만 실제로 계산하고 정산할 때는 그 구별이 중요해 집니다. ZUZU가 휴가의 개념을 살펴보고, 연차가 그 안에서 어떤 기준을 갖고 운영해야 하는 영역인지 알려 드립니다.

1. 휴가는 연차보다 큰 개념

휴가는 직원이 일정 기간에 근로 제공 의무를 면제받는 모든 경우를 포괄하는 개념입니다. 즉, 연차보다 훨씬 넓은 범위를 가집니다. 근로기준법에서는 휴가의 종류를 아래와 같이 크게 2가지로 구분하고 있습니다.

2. 연차 vs. 약정 휴가

기업에서 가장 많이 헷갈리는 약정 휴가와 연차의 차이를 자세히 살펴보겠습니다.

연차의 법적 성격

• 1년간 80% 이상 출근한 근로자에게 15일의 유급휴가를 줘야 합니다.
• 계속 근로한 기간이 1년 미만인 근로자 또는 80% 미만 출근한 근로자에게 1개월 개근 시 1일의 유급휴가를 줘야 합니다.
• 3년 이상 계속하여 근로한 근로자에게는 최초 1년을 초과하는 계속 근로 연수 매 2년에 대해 1일을 가산한 유급휴가를 줘야 합니다. 이 경우 가산 휴가를 포함한 총 휴가 일수는 25일을 한도로 합니다.
• 부여된 연차를 1년간 사용하지 않는 경우 소멸합니다.
  • 계속 근로기간이 1년 미만인 근로자에게 부여된 휴가는 최초 1년의 근로가 끝날 때까지 유효합니다.
  • 다만 회사의 귀책 사유로 사용하지 못한 경우에는 소멸하지 않습니다.
• 연차 사용 시기는 협의로 조정할 수 있지만 연차 자체를 없애거나 대체할 수는 없습니다.

약정 휴가의 범위와 회사의 재량

• 약정 휴가는 회사가 자율적으로 설계·운영할 수 있습니다.
• 약정 휴가 제도로 연차의 법적 기준까지 수정하거나 같은 기준으로 관리할 수 없습니다.

회사에서 운영하는 다양한 휴가 제도 대부분은 약정 휴가의 범주에 속합니다. 연차를 제외한 약정 휴가를 좀 더 살펴보면 아래와 같습니다.

• 여름 휴가
• 리프레시 휴가
• 경조사 휴가
• 병가
• 창립기념일 휴무
• 대체 휴무 등

위의 휴가들은 모두 회사가 자체적으로 설계하고 운영할 수 있는 약정 휴가에 해당합니다. 이러한 약정 휴가들은 법에서 일률적인 기준을 정하고 있지 않으며 부여 조건·사용 방식·유급 여부 등을 회사 내부 기준에 따라 정할 수 있습니다.

이 때문에 약정 휴가는 회사에 따라 다양한 형태로 운영할 수 있습니다. 제도 변경 역시 내부 기준에 따라 비교적 유연하게 진행할 수 있습니다. 따라서 약정 휴가와 연차를 구분하지 않으면, 회사는 의도치 않게 법적 기준을 벗어난 운영을 하게 될 수 있습니다.

3. 구분 안 하면 어떤 문제가 생길까?

• 연차와 약정 휴가는 관리 기준과 미사용 시 정산 여부가 다릅니다.
• 연차를 휴가와 통합해 관리하면 퇴사 정산 시 잔여 연차 확인이 어려워집니다.

퇴사 정산시 어려움

퇴사 시에는 직원이 실제로 사용한 법정 연차 일수와 미사용 연차 일수를 기준으로 연차수당을 산정해야 합니다. 이때 연차와 약정 휴가를 구분하고 있지 않으면 어떤 휴가가 연차였는지를 다시 확인해야 하고 휴가 성격에 대한 해석을 두고 분쟁이 발생할 가능성도 커집니다.

과소/과다 지급의 위험

또한 연차와 휴가를 섞어 관리하면 회사는 이미 충분히 휴가를 제공했다고 판단할 수 있어도, 법 기준에서는 연차를 제대로 관리하지 않은 것으로 해석될 수 있습니다. 이 경우 회사는 의도와 무관하게 법적 책임을 부담하게 됩니다.

4. 문제 상황 시나리오

사례 1: 여름 휴가를 연차에서 차감한 경우

• 직원 A
  • 연차 15개 발생
  • 여름 휴가 3일 사용 (연차에서 차감)
  • 남은 연차 12개 → 퇴사 시 12개 정산

이런 상황에서 여름 휴가를 연차에서 차감했다면, 직원 A가 문제를 제기할 수 있습니다. 본래 여름 휴가는 약정 휴가로서 연차와는 별도 관리해야 하며, 연차 15개에서 여름 휴가 3일은 차감할 수 없기 때문입니다.

만약 취업규칙 등에서 여름 휴가를 연차에서 차감할 것을 명시했다면 문제가 없으나, 이러한 법적 근거가 미비하다면 회사는 분쟁을 겪을 수 있습니다.

사례 2: 리프레시 휴가를 연차로 통합 관리

• 직원 B
  • 연차 15개 + 리프레시 휴가 5일 = 총 20일로서 연차와 약정 휴가를 통합 관리
  • 직원이 18일 사용하고 퇴사

직원 B가 사용한 18일은 연차와 리프레시 휴가 중 어떤 것을 쓴 것인지 구분하지 못할 수 있습니다. 이 경우 회사가 사용 이력을 모두 살펴보거나, 직원 B와 추가 소통이 필요합니다. 명확한 기준이 없어 불필요한 소통이 발생하고, 직원과의 갈등이 발생할 수도 있습니다.

결국 운영 단계에서의 단순화는 정산 단계에서 더 큰 복잡성과 리스크로 돌아옵니다. 연차와 약정 휴가를 구분하지 않은 채 관리하는 방식은 문제를 미루는 선택에 가깝습니다.